10 Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần quan tâm

Chi phí hội nghị khách hàng sẽ tổng hợp nhiều hạng mục lớn nhỏ vì thế doanh nghiệp cần có báo cáo rõ ràng, chi tiết và chính xác. Điều này giúp tránh được các rủi ro không đáng có và tránh được việc lạm thu lạm chi gây tổn thất lớn.

Trong việc tổ chức sự kiện, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm thì để nắm được tổng quát mảng thu chi bạn cần lưu ý 3 bước dưới đây:

• Bước 1: Liệt kê các hạng mục cần thiết

• Bước 2: Tham khảo các đơn vị cung cấp, nhận báo giá, dự trù chi phí

• Bước 3: Dự trù các chi phí phát sinh

Các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cụ thể sẽ gồm:

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Khi tổ chức hội nghị khách hàng, các doanh nghiệp thường chọn địa điểm là phòng hội nghị chuyên biệt, các resort, khách sạn 3-5 sao, trung tâm hội nghị quốc gia,… Địa điểm tổ chức hội nghị về cơ bản phải đảm bảo các yếu tố như: Sức chứa rộng rãi, bàn ghế, sân khấu, máy chiếu, loa đài.

2. Chi phí thuê nhân sự phục vụ

Nhân sự phục vụ rất cần thiết trong các hội nghị với nhiệm vụ đón tiếp khách mời, phục vụ ăn uống, chạy thiết bị hậu trường,…Do đó, cần phải chi một khoản để cho bộ phận này.

3. Chi phí thuê các tiết mục biểu diễn văn nghệ

Các doanh nghiệp với quy mô vừa và lớn có thể đầu tư hạng mục này với việc thuê nghệ sĩ chuyên nghiệp hát, múa, nhảy, đầu tư trang phục, khuấy động sân khấu hiệu quả hơn. Còn nếu không thì có thể sử dụng các tiết mục cây nhà lá vườn.

4. Chi phí cho hệ thống âm thanh, ánh sáng

Thường thì với các chương trình có quy mô cầu kỳ thì các thiết bị cơ bản tại hội trường thường không đủ để đáp ứng. Do đó, người tổ chức sự kiện cần phải thuê thêm một số thiết bị chuyên dụng như: Màn Led, loa đài, máy chiếu, đèn sân khấu, mic, bộ chỉnh âm,…Nhằm mang đến những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho người tham dự sự kiện. Nên đầu tư sản phẩm chất lượng cao, thể hiện tầm cỡ của sự kiện trong mắt khách tham dự.

5. Chi phí thuê MC hội nghị khách hàng

MC là người đóng vai trò quan trọng trong hội nghị giúp thu hút khách mời vì thế các doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư chi phí để thuê được MC chuyên nghiệp, tài năng. Nếu công ty có người phù hợp, đảm nhận được vai trò này thì càng tốt vì sẽ am hiểu về tình hình nội bộ hơn. Còn nếu không có thì nên thuê bên ngoài. MC phải đảm bảo từ giọng hay, dẫn dắt xử lý tình huống khéo léo, có hiểu biết, truyền tải tốt được thông điệp, mục tiêu của hội nghị.

6. Chi phí thuê nhân sự điều hành hội nghị

Để hội nghị khách hàng thành công không thể thiếu nhân sự điều hành, có nhiệm vụ giám sát, điều khiển, điều phối xuyên suốt sự kiện từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc. Đảm bảo các nhân sự làm việc thống nhất, xử lý kịp thời khi có sự cố phát sinh. Vị trí này cực kỳ quan trọng do đó cần thuê người có trình độ, năng lực cao, giàu kinh nghiệm.

7. Chi phí cho việc thiết kế, in ấn

Toàn bộ các vật tư thiết kế cho sự kiện như banner, poster, backdrop, thiệp, cổng chào,…Đều phải thiết kế mới và in ấn. Với các hạng mục tối thiểu cho sự kiện này thì đòi hỏi sự cầu kỳ trong thiết kế và có sự chênh chênh lệch nhất định về giá cả vật liệu.

8. Chi phí teabreak

Hiện nay, trong các sự kiện Teabreak được xem là xu hướng cần có. Bởi trong thời gian chờ đợi khách mời sẽ có trải nghiệm tốt hơn. Nếu doanh nghiệp lựa chọn menu cơ bản với trà bánh, hoa quả thì ngân sách dành cho hạng mục này sẽ không quá cao trong chi phí hội nghị khách hàng.

9. Chi phí quà tặng hội nghị khách hàng

Để tạo ấn tượng và giúp khách hàng có thêm ý niệm về sự kiện của bạn thì có thể chuẩn bị thêm quà để gửi tặng họ khi ra về. Quà tặng có thể các sản phẩm mang tính ứng dụng cao mà chi phí thấp như bút, sổ tay, túi in logo, mũ,…

10. Chi phí hội nghị khách hàng phát sinh

Để hội nghị diễn ra suôn sẻ, chủ động hơn thì nên dự trù thêm khoản  chi phí phát sinh. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng trong các trường hợp bất khả kháng mà không phá vỡ ngân sách ban đầu.

Tóm lại, chi phí hội nghị khách hàng hợp lý tối thiểu sẽ khoảng 50 triệu.

Nếu khách hàng đang muốn tổ chức hội nghị, sự kiện và cần tư vấn thì có thể liên hệ ngay với Vietlink Event qua Hotline: 02862700721 hoặc Email: info@vietlinkmedia.com để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tình nhất.

Hotline: 0286270072